Hotecx Hotel System

Inventory – Overview and Rates

หากราคาห้องพักหรือเงื่อนไขของห้องพักไม่เหมือนกันในช่วงวัน/ เดือน ท่านสามารถปรับเปลี่ยนราคาขายให้ตรงกับความต้องการทั้งแบบในบางวัน หรือบางช่วง

Hotecx Hotel System สามารถจัดการแผนราคาขายได้ทั้งแบบรายวันและแบบ seasonal rate (สามารถดูราคาขายได้ที่ Rate Plans และ Seasons and Events)

เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนราคาได้อย่างรวดเร็ว ท่านสามารถปรับแก้ราคาขายของห้องพักได้ใน inventory tab ทั้งแบบแก้ไขข้อมูลเป็นรายวัน หรือแบบ bulk updates เพื่อการแก้ไขข้อมูลจำนวนมาก

ท่านสามารถจัดการจำนวนห้องและราคาที่ต้องการขายในแต่ละวัน โดยเข้าเมนู Inventory ในเมนูนี้จะประกอบไปด้วย

• Rate (All) – จะแสดงทุกราคา รวมถึง seasons & events
• Rate (Main) – แสดงเฉพาะราคาหลัก
• Availability – แสดงเฉพาะจำนวนห้อง
• Min Stay Arrival – จำกัดจำนวนคืนการเข้าพักขั้นต่ำ
• Max Stay Arrival – จำกัดจำนวนคืนการเข้าพัก (ไม่เกินจำนวนคืนเข้าพักสูงสุด)
• Closed to Arrival – จำกัดการเช็คอินในวันนั้นๆ
• Closed to Departure – จำกัดการเช็คเอาท์ในวันนั้นๆ
• Stop sell – การปิดการขาย
• Closed out – ตารางแสดงจำนวน allotment ที่เปิด-ปิด ขายออนไลน์

Rate (All) – จำนวนราคาทั้งหมด

ฟังก์ชันนี้อนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนแปลงราคาขายแทนที่ Seasons rate หรือ Rate Plan ที่ได้ตั้งค่าไว้ในตอนแรกได้

คลิกที่เครื่องหมายลูกศรจะสามารถเลื่อนไปดูเดือนอื่นๆ ได้

FYI: สำหรับโรงแรมที่มีการกำหนด season หรือช่วงราคาที่แบ่งตามฤดูการไว้ ท่านสามารถใช้ seasons management เพื่อจัดการเปลี่ยนแปลงข้อมูลราคาครั้งละมากๆ ได้ โดยสามารถเลือกตั้งชื่อ season และกำหนดราคาของห้องพักในแต่ละฤดูการ เพื่อความง่ายต่อการจัดการราคาขาย

• Occupancy แสดงอัตราการจองในรูปแบบเปอร์เซ็นต์
• Availability แสดงจำนวนห้องว่างแบบรายวัน

ความหมายของช่องสีเขียว

ในหน้า Inventory หากท่านทำการเปลี่ยนแปลงราคาห้องใดห้องหนึ่งในช่วงเวลานั้นๆ ช่องของราคาจะปรากฏเป็นสีเขียว เพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปรับแก้ราคาใหม่เข้าไปแทนที่ราคาเก่าที่เคยตั้งค่าไว้ในระบบ

คำเตือน: หากท่านไปทำการไปแก้ไขราคาใน seasons rate หรือ rate plans ที่หน้า settings หลังจากที่ท่านได้แก้ไขแบบ manual change ไปในหน้า Inventory (พื้นหลังของราคาได้กลายเป็นสีเขียว) ราคาในกล่องสีเขียวจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงตามแต่อย่างใด เนื่องจากคำสั่ง manual change จะทำการลบคำสั่งการแก้ราคาอัตโนมัติของ rate plan หรือ season rate ออกไป

 

Bulk update

ในกรณีที่ท่านต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเป็นจำนวนมาก ท่านสามารถคลิกที่ Bulk Update (ปุ่มสีฟ้าด้านล่าง) เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงราคา รวมถึงปิด-เปิด การขาย โดยสามารถเลือกช่วงเวลา ประเภทห้องและ ประเภทเรทแพลนได้

• เลือกประเภทของการตั้งค่า (Rate, Stop Sell)
• ใส่ Value
  –  Rate ใส่ราคาที่ต้องการเปลี่ยน
  –  Stop Sell (เลือก on กรณีที่จะเปิดใช้, เลือก off กรณีที่จะปิดการใช้งาน)
• เลือกช่วงเวลาที่ต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
• เลือกห้องและประเภทเรทแพลนที่ต้องการ
• กด Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

แถบเมนูสีเทาด้านล่าง

• Logs Filter – ตัวกรองค้นหาประวัติการเปลี่ยนแปลง
• Logs – บันทึกเปลี่ยนแปลง
• Bulk update – เมนูสำหรับการแก้ไขราคา และการเปิด-ปิด การขาย
• Erase manual changes – การล้างบันทึกการเปลี่ยนแปลง
• Reset changes – การคืนค่าเดิม ก่อนการเปลี่ยนแปลง

Inventory – Availability

จำนวนห้องพัก

ท่านสามารถเข้าได้ที่เมนู > Inventory > Availability

ในหน้านี้จะแสดงจำนวนห้องว่าง ในแต่ละช่วงวัน โดยแบ่งแยกตามประเภทของห้อง

ในกรณีที่ท่านต้องการปิดห้องบางห้องที่ไม่พร้อมขายหรือด้วยเหตุผลอื่นๆ

• ท่านสามารถทำได้ด้วยการไปที่หน้าตารางการจอง (เมนู Bookings)
• คลิกขวาในวันที่และห้องที่ต้องการ จากนั้นเลือก Block room

ในภาพตัวอย่างด้านล่างนี้แสดงให้เห็นวิธีการ ปิดการขาย/ block room ของห้องหมายเลข 2 ในวันที่ 1-12 July

จะมีหน้าต่างขึ้นมาเพื่อให้ทำการตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ โดยท่านสามารถเลือกเปลี่ยนวันที่และหมายเลขห้องพักได้จากในหน้าต่างนี้

• ใส่เหตุผลที่จะทำการปิดห้อง/ block
• กด Save เพื่อทำการบันทึก

หากได้ทำการปิดห้อง/ block ห้องไว้จะมีแถบสีทึบขึ้นมา และตัวจำนวนห้องพักที่ส่งไปขายยัง OTA จะถูกปิดไปโดยอัตโนมัติตามช่วงวันที่ได้ปิด/ block ไว้

 

Inventory – Restrictions

 

Restrictions

ในส่วนนี้จะเป็นการกำหนดค่าต่างๆ แบบแมนนวล ในกรณีที่ท่านต้องการสร้างข้อจำกัดของจำนวนคืนการเข้าพัก ซึ่งมีฟังก์ชันต่อไปนี้

Min Stay Through or minimum length of stay

เป็นการจำกัดจำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำ เช่น ในเทศกาลสงกรานต์ ทางโรงแรมต้องการให้แขกผู้เข้าพักจองอย่างน้อย 2 คืน ดังนั้น หากลูกค้าจองต่ำกว่า 2 วันจะไม่สามารถดำเนินการจองได้

มี 2 วิธีในการตั้งค่า:

ตั้งค่าจากเมนู Setting > Inventory > Rate plan

1. ไปที่เมนู Settings

2. เลือก Rate plan ที่ต้องการตั้งค่า

3. กรอกจำนวนคืนขั้นต่ำในช่องว่าง

4. กด Save

5. ตรวจสอบความถูกต้องได้ที่หน้า Inventory

   
   

   การตั้งค่าจาก Bulk Update

   1. ไปที่เมนูด้านบน เลือก Inventory

   2. คลิกปุ่ม Bulk Update

   3. เลือกข้อจำกัด (Restriction) ที่ชื่อว่า Min Stay Through

   4. ใส่จำนวนวันในช่อง Value

   5. เลือกช่วงเวลา: คุณสามารถเลือกวันที่เอง (Custom date) หรือเลือกจาก Season และ Event ที่ได้ตั้งค่าไว้แล้ว

      

Min Stay Arrival or minimum length of stay based on arrival day

การจำกัดการเข้าพักขั้นต่ำ โดยช่วงเวลาจะขึ้นอยู่กับวันที่จะเข้าพัก เช่น โรงแรมให้ผู้เข้าพัก สามารถพัก 2 คืนติดต่อกันได้ในเฉพาะการจองตั้งแต่คืนวันศุกร์เท่านั้น

มี 2 วิธีในการตั้งค่า:

ตั้งค่าจากเมนู Setting > Inventory > Rate plan

1. ไปที่เมนู Settings

2. เลือก Rate plan ที่ต้องการตั้งค่า

3. กรอกจำนวนคืนขั้นต่ำในช่องว่าง

4. กด Save

5. ตรวจสอบความถูกต้องได้ที่หน้า Inventory

การตั้งค่าจาก Bulk Update

1. 1. ไปที่เมนูด้านบน เลือก Inventory

   2. คลิกปุ่ม Bulk Update

   3. เลือกข้อจำกัด (Restriction) ที่ชื่อว่า Min Stay Arrival

   4. ใส่จำนวนวันในช่อง Value

   5. เลือกช่วงเวลา: คุณสามารถเลือกวันที่เอง (Custom date) หรือเลือกจาก Season และ Event ที่ได้ตั้งค่าไว้แล้ว

      

Closed To Arrival

ฟังก์ชันนี้คือ การจำกัดการเข้าเช็คอินเฉพาะวัน กรณีที่ในวันนั้นๆ ไม่มีเจ้าหน้าคอยอำนวยความสะดวกต่อแขกผู้เข้าพัก เป็นต้น

มี 2 วิธีในการตั้งค่า:

ตั้งค่าจากเมนู Setting > Inventory > Rate plan

1. ไปที่เมนู Settings

2. เลือก Rate plan ที่ต้องการตั้งค่า

3. กรอกจำนวนคืนขั้นต่ำในช่องว่าง

4. กด Save

5. ตรวจสอบความถูกต้องได้ที่หน้า Inventory

การตั้งค่าจาก Bulk Update

1. 1. ไปที่เมนูด้านบน เลือก Inventory

   2. คลิกปุ่ม Bulk Update

   3. เลือกข้อจำกัด (Restriction) ที่ชื่อว่า Closed to Arrival

   4. กำหนด Value เปิด / ปิด

   5. เลือกช่วงเวลา: คุณสามารถเลือกวันที่เอง (Custom date) หรือเลือกจาก Season และ Event ที่ได้ตั้งค่าไว้แล้ว

   6. เลือกเรทแพลนที่ต้องการกำหนด

      

      

Closed To Departure

ฟังก์ชันนี้จะคล้ายๆกับ closed to arrival โดยแขกจะไม่สามารถเช็คเอาท์ในวันที่โรงแรมกำหนดไว้

ตัวอย่างเช่น

การตั้งช่วงในวันขึ้นปีใหม่, วันก่อนวันขึ้นปีใหม่ โดยไม่ต้องการให้แขกเช็คเอาท์ในวันที่ 1 ซึ่งตรงกับวันศุกร์ สามารถตั้ง closed to departure ทั้งวันศุกร์และเสาร์ โดยแขกจะสามารถเช็คเอาท์ได้ในวันอาทิตย์ ดังภาพ

 

Max Stay

เป็นฟังก์ชันใช้สำหรับการจำกัดจำนวนคืนเข้าพัก กรณีที่ไม่ต้องการให้มีระยะเวลาเข้าพักที่ยาวนาน

Stop Sell

ฟังก์ชันสำหรับการปิดการขาย โดยสามารถจัดการได้ในเมนู Rate plan จากแท็บเมนู Inventory  สามารถทำการปิดขาย โดยคลิกเลือกที่ช่องสี่เหลี่ยม ดังภาพ

โดยทำการคลิกเลือกประเภทห้อง เรทแพลน และช่วงวันที่ต้องการปิดการขาย จากนั้นคลิก save

ดังภาพตัวอย่าง

โรงแรมไม่ต้องการเปิดขายเรทแพลน Non Refundable ตั้งแต่วันที่ 23-27 กรกฎาคม แต่ยังเปิดขายเรทแพลน Standard และ Bed & Breakfast